Путевой лист — очень важный документ для служебного транспорта. В случае если обладатель автомобиля — организация, этот документ подтверждает право управления, в случае если автомобиль личный, но употребляется в рабочих целях, — оказывает помощь вычислить затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же верно заполнить этот документ и избежать вероятных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве? Ответы в материале PPT.ru.
Так именуемые "путевки" — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и личные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. Наряду с этим субъекты, оказывающие услуги по перевозке грузов либо людей, обязаны использовать унифицированные формы этих документов. Форма, по которой заполняется путевой лист 2017 года, утверждена двадцать лет назад распоряжением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78. Она актуальна до сих пор, не смотря на то, что за эти годы в нее довольно много раз вносились изменения разного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476. В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом странице необходимо показывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, личным предпринимателям непременно нужно указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.
В зависимости от вида транспортных средств необходимо применять различные виды путевых страниц. Так, отдельные бланки созданы для:
- автомобилей ;
- грузовиков;
- особого транспорта;
- легкового такси;
- грузового таки;
- автобусов публичных и необщего пользования.
Порядок оформления путевых страниц установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Для учета этих документов существует особый журнал. Разберемся подробнее, какие случились изменения в путевых страницах в 2017 году и как оформить этот документ, чтобы не появилось вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые значительно чаще наблюдают этот документ.
Новая форма путевого страницы с 2017 года
Путевой лист транспортного средства нужен при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, личный это автомобиль организации либо снятый в аренду. Твёрдые требования к ведению этого первичного документа установлены лишь для автотранспортных компаний, но и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2017 году таких сведений стало больше — государственные служащие добавили обязанность показывать в путевом странице сведения о прохождении водителем предрейсового контроля состояния автомобиля. Помимо этого, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.
В случае если организации не подходит унифицированный бланк, она может создать свой вариант, в котором будут учтены все обязательные реквизиты и нужные показатели. Использование нового бланка непременно должно быть указано в учетной политике организации, как это найдено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не следует забывать, что к первичным документам строгой отчетности используются также правила, регламентированные статьей 9 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.
Так, новые путевые страницы 2017 года непременно должны содержать следующие сведения:
- наименование и номер самого документа;
- реквизиты обладателе автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
- дату выдачи;
- период действия;
- информацию о водителе ТС;
- информацию о самом ТС;
- информацию о обладателе ТС;
- информацию о прохождении технического осмотра перед рейсом.
Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и начальником организации. Печать необходимо ставить лишь тем организациям, которые ее применяют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. Затем он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента необходимо узнать, для чего вообще нужны путевые страницы.
Кому и для чего нужны путевые страницы
Путевые страницы, как и ранее, нужны организации для контроля за движением машин, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Помимо этого, в случае если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, правомерность перевозки груза и пассажиров и говорит о том, что ТС будет в исправном состоянии и шофер в праве им управлять. В случае если путевки не окажется, нужно будет заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ.
Порядок оформления и пример заполнения путевого страницы
Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск машин в рейс работник. Такие обязанности будут делегированы приказом начальника организации, потому, что конкретно тот, кто заполняет документ, отвечает за допущенные в нем ошибки. Время от времени оформлением путевых страниц занимаются сами водители, но по общему правилу, водители должны заполнять лишь свою часть документа — записывать информацию о пробега автомобиля в соответствии с показателями устройств в машине.
Выписать путевку возможно как на один рейс либо рабочий день, так и на весь месяц. Помимо этого, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продолжить срок действия этого документа, потому, что с ТС в рейсах могут происходить разные ситуации, а движение без путевого страницы является нарушением.
Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на пару различных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы любая организация имела возможность сориентироваться и выбрать нужную.
|
Бланк путевого страницы |
Кто и как заполняет |
|
Форма № 3 для автомобилей |
Возможно использовать для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и простых компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257 |
|
Форма № 4-с для грузовиков со сдельной заработной платом водителям. |
Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих перевозки грузов. В ней предусмотрены графы для отметок представителей клиента груза. Такая она может быть выдана лишь после того, как шофер сдал в бухгалтерию прошлый документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется заработная плат. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые страницы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк рекомендован для двух рейсов в течение одного рабочего дня. В этом бланке также имеется отрывные страницы, которые заполняет обладатель ТС на любой рейс. Они нужны для предстоящего предъявления счета клиенту рейсов. |
|
Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной заработной платом водителям. |
|
|
Форма № 3-спец. для особого траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.) |
|
|
Форма № 4 для легкового такси |
В бланке имеется поле для записей показаний таксометра. Таковой лист шофер получает лишь на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру. |
|
Форма № 6 для автобусов |
Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем имеется графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя. |
В случае если организации подходят такие путевые страницы, бланки скачать возможно прямо по ссылкам в таблице. На каждом учетном документе непременно должен стоять штамп организации-обладателя либо арендатора ТС. Помимо этого, необходимо принимать к сведенью и другие требования к их оформлению.
В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом странице должен быть проверены на соответствие показателя устройств в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, к примеру, механик организации. Информацию о предрейсовом медицинском осмотре непременно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись подобающа информировать о том, что шофер "прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей". При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.
Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевки в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично начальник организации, и уполномоченные лица, которые несут ответственность за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, отвечают за достоверность данных, которые они заверили. В случае если при проверке представители ФНС распознают нарушения в заполнении путевого страницы, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава затрат в целях налогообложения прибыли. Тогда организации нужно будет доплатить налог, и уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.
Верно заполненный путевой лист по форме № 3 (для автомобиля ) выглядит так:
Титульный лист (подготовлено посредством коммерческой версии КонсультантПлюс):
Обратная сторона:
Путевой лист скачать в формате .xls
скачать
Для автоматизации работы по оформлению путевых страниц также возможно применять особые программы, к примеру, программу Путевые страницы от компании Бухсофт.
